U heeft werkzaamheden uitgevoerd of producten geleverd en vervolgens een factuur verstuurd. Maar in plaats van betaling ontvangt u een bericht van uw klant dat de factuur niet klopt. De klant betwist de factuur en weigert te betalen. Wat kunt u als ondernemer doen wanneer een factuur wordt betwist? Mag een klant zomaar weigeren te betalen en kunt u alsnog een incassoprocedure starten? In dit artikel leggen wij uit wat uw rechten zijn en hoe u betaling kunt afdwingen.
Waarom wordt de factuur door de klant betwist?
Een klant kan verschillende redenen hebben om een factuur te betwisten. Bijvoorbeeld omdat de klant vindt dat de werkzaamheden niet goed zouden zijn uitgevoerd of omdat de geleverde producten volgens de klant gebrekkig zouden zijn. Andere redenen kunnen zijn dat er werkzaamheden zijn berekend waarvoor geen opdracht zou zijn gegeven of omdat het gefactureerde bedrag zou afwijken van de afspraken.
Het enkele feit dat een klant een factuur betwist, betekent echter niet dat deze niet betaald hoeft te worden. Of de betwisting terecht is, hangt af van de gemaakte afspraken, de uitgevoerde werkzaamheden en de toepasselijke wettelijke regels.
Mag een klant weigeren een factuur te betalen?
In het geval een overeenkomst is gesloten en de ondernemer zijn verplichtingen correct is nagekomen, is de klant in beginsel verplicht de overeengekomen prijs te betalen.
Een klant kan onder bepaalde omstandigheden een beroep doen op het opschortingsrecht. Dit betekent dat de klant zijn betalingsverplichting tijdelijk kan opschorten wanneer de ondernemer zijn verplichtingen niet nakomt. Een beroep op opschorting is echter niet altijd gerechtvaardigd. Er moet voldoende samenhang bestaan tussen de verplichtingen en de opschorting moet in verhouding staan tot de gestelde tekortkoming. Een kleine klacht over een beperkt onderdeel van de werkzaamheden rechtvaardigt daarom niet zonder meer het achterhouden van de volledige betaling.
Wat kunt u doen als uw factuur wordt betwist?
Wanneer een klant uw factuur betwist, is het belangrijk om zorgvuldig en tijdig te handelen. U kunt de volgende stappen ondernemen. Wij adviseren om eventuele brieven / e-mails goed te bewaren.
1. Vraag om een schriftelijke onderbouwing
Zeker wanneer de klant niet aangeeft waarom de factuur of de werkzaamheden niet juist zouden zijn, is het van belang dat deze vraag aan de klant wordt gesteld. Laat de klant concreet aangeven welke werkzaamheden, producten of bedragen volgens de klant niet juist zouden zijn.
2. Controleer de gemaakte afspraken
Bekijk de overeenkomst, offerte, algemene voorwaarden en eventuele correspondentie. Controleer of u kunt aantonen dat de gefactureerde werkzaamheden zijn overeengekomen en uitgevoerd.
3. Reageer schriftelijk op de betwisting
Wanneer u van mening bent dat de betwisting onterecht is, motiveer dan waarom de factuur wel betaald moet worden. Verwijs daarbij naar de gemaakte afspraken en beschikbare bewijsstukken.
In het geval een factuur betwist wordt, adviseren wij altijd om -voordat u een reactie aan de klant stuurt- contact op te nemen met een incasso advocaat. Een incasso advocaat kan het verweer van uw klant beoordelen en u van advies voorzien. Door het inwinnen van advies kunt u voorkomen dat u -onbedoeld- bewijslast naar u toetrekt of dat u een juridische stap mist. Daarnaast kan een goede strategie u vaak in het eventuele vervolgtraject geld besparen.
4. Stuur een betalingsherinnering of sommatie
Blijft betaling uit? Dan kunt u de klant schriftelijk sommeren om alsnog te betalen. Afhankelijk van de omstandigheden kan de klant wettelijke rente en buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd zijn. Bij consumenten gelden hiervoor aanvullende wettelijke eisen.
5. Win juridisch advies in bij een incasso advocaat
Gaat de klant ondanks de reactie op de betwisting en de sommatie niet tot betaling over? Neem dan contact op met een incasso advocaat. Een incasso advocaat kan uw situatie beoordelen en u adviseren over de mogelijkheden van een incassotraject (of gerechtelijke procedure).
Wie moet bewijzen dat de factuur terecht is?
In een gerechtelijke procedure geldt als uitgangspunt artikel 150 Rv. Degene die zich beroept op de rechtsgevolgen van bepaalde feiten, moet deze feiten in beginsel bewijzen.
Als ondernemer moet u daarom kunnen aantonen dat er een overeenkomst bestaat, welke prijs is afgesproken en dat de betaling opeisbaar is. Een goede administratie is daarom essentieel. Bewaar offertes, opdrachtbevestigingen, e-mails, afleverbonnen en andere relevante documenten.
Wanneer de klant stelt dat werkzaamheden gebrekkig zijn uitgevoerd of dat al is betaald, kan de bewijslast van die stellingen bij de klant liggen.
Wat kan een advocaat betekenen bij een betwiste factuur?
Een betwiste factuur kan een incassotraject aanzienlijk ingewikkelder maken. Zeker wanneer de klant juridische argumenten aanvoert om onder betaling uit te kunnen komen.
Een advocaat kan beoordelen of de betwisting juridisch houdbaar is en welke mogelijkheden bestaan om betaling af te dwingen. Wanneer de klant zich beroept op opschorting, verrekening of gebrekkige nakoming, kan een advocaat deze verweren juridisch beoordelen.
Nadat uw situatie is beoordeeld, kan een advocaat namens u een sommatie versturen, onderhandelen over een betalingsregeling of een gerechtelijke incassoprocedure starten.
Advocaat inschakelen bij een betwiste factuur?
Wordt uw factuur betwist en weigert uw klant te betalen? Wacht dan niet te lang met het ondernemen van actie. Een onbetaalde factuur kan gevolgen hebben voor de liquiditeit van uw onderneming.
De advocaten van Te Biesebeek Advocaten in Zwolle zijn gespecialiseerd in incassozaken, betalingsgeschillen en het voeren van gerechtelijke procedures. Wij helpen ondernemers bij het incasseren van openstaande facturen en het bestrijden van onterechte betalingsverweren. Neem gerust (vrijblijvend) contact met ons op om uw mogelijkheden te bespreken.
Incassobureau van Te Biesebeek Advocaten
Wist u dat ons kantoor gespecialiseerd is in het incasseren van geldvorderingen? Wij incasseren zowel onbetwiste als betwiste geldvorderingen. Voor onbetwiste geldvorderingen berekenen wij in het buitengerechtelijk traject slechts een bedrag van € 50,00 exclusief btw aan dossierkosten. Naast de dossierkosten wordt een incassoprovisie berekend over het bedrag dat daadwerkelijk door de debiteur is voldaan: ‘no cure, no pay’. U heeft dus geen extra kosten indien uw debiteur in het buitengerechtelijk traject niet tot betaling overgaat. In geval van betwiste geldvorderingen worden de kosten altijd met u besproken, zo weet u altijd waar u aan toe bent.
Lees meer: